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职业健康安全管理体系内部审核的准备

  
评论: 更新日期:2010年10月04日

  (2)职业健康安全管理体系内部审核计划  职业健康安全管理体系的内部审核(第一方审核)是用人单位职业健康安全管理体系的自查过程,制定审核计划时原则上也是依据上述内容编制审核计划,但由于审核组及受审核方均是用人单位内部人员,因此内部审核的审核计划可以适当简化。

  职业健康安全管理体系内部审核一般已列在用人单位的年度工作计划中,规定了实施的时间和方法。内部审核按职业健康安全管理体系标准条款的要求每年定期的实施审核,或在某种特殊情况下,如第二方或第三方审核认证前实施审核,其审核频次依据用人单位安全管理的需求自定,但无论如何每年至少进行一次内部审核。其审核方法有以下两种方法。

  ①滚动式审核。即依据管理要素的要求及部门情况编制年度滚动式内部审核计划,即每个月对一个或几个部门、管理要素进行审核,逐月展开,一年内把所有部门、所有要素都覆盖至少一次,最好是覆盖两次。对重点部门或重要要素的审核频次可适当增加。这种年度滚动式审核计划可以跨年度连续的进行,这样可以体现出审核的连续性。年初编制的这份年度滚动式内部审核计划应请用人单位的最高管理者批准实施,修改时要按一定的程序进行,修改后的计划仍需由用人单位最高管理者批准。

  审核组成立后,即可以依据年度滚动式内部审核计划,逐月编制具体实施计划。

  ②集中式审核。目前较多的用人单位均仿效第三方审核(即外部审核)的做法,采用一年1~2次集中式的内审方式,即每次集中几天对整个用人单位的全部管理要素和所有部门进行一次审核。这种审核的审核效率比较高,而且对于审核中发现也便于集中整改。无论是质量管理体系内部审核还是环境管理体系内部审核,较多的用人单位是采用这种集中式内部审核方式。

  4.文件审查   

  文件审查开始实际上已进入到职业健康安全管理体系正式审核阶段,即依据职业健康安全管理体系标准的要求对受审核方的职业健康安全管理体系文件进行审查和评价。

  (1)文件审查的目的  主要目的有两点。

  ①评价受审核方职业健康安全管理体系文件是否符合职业健康安全管理体系标准条款的要求,即“标准要求的,文件是否写到”。如果不符合标准要求,审核方有权要求受审核方修改直至重新编写并试运行,有时因为文件严重的不符  合而中止审核。

  ②通过文件审查可以初步了解受审核方职业健康安全管理体系的管理特点和运行情况,为审核方编制审核计划和检查表有所借鉴,使审核检查表的编写可以有“计时性”。

  (2)文件审查的要求  文件审查一般由审核组长负责或由审核组长指定专人阅读,按职业健康安全管理体系标准要素条款逐项审查并写出文件审查报告或文件审核检查表。

  文件审查主要要求有以下几点。

  ①职业健康安全管理手册中管理要素的描述是否覆盖了职业健康安全管理体系标准的全部要素;职业健康安全管理体系文件内容是否符合职业健康安全管理体系标准的要求。如果受审核方职业健康安全管理体系文件的规定超出了标准的要求,而又未指明该部分不作认证依据时,一旦审核组发现其职业健康安全管理体系运行中,该超出部分不符合职业健康安全管理体系文件的相应规定时,也会构成不符合。

  ②职业健康安全管理体系手册和程序文件分属两个不同层次的文件,职业健康安全管理手册是用人单位贯彻职业健康安全管理体系标准要求的概要描述,而程序文件是实施体系要求的管理制度。文件审查时应注意两者的关联性和一致性,接口要明确,职责要清楚。

  ③用人单位的职业健康安全方针应由最高管理者批准,并发布实施。职业健康安全方针是否反映了用人单位活动、产品或服务的特点,对遵守法律、法规及风险控制、持续改善是否作出承诺,制定的用人单位的职业健康安全目标应有针对性,指标应量化,职业健康安全管理方案具有可操作性。

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