1、 分厂在做好采购计划的同时，要严格控制物品的采购数量，保证配品备件的数量适中。
2、 设备或配件领用后，分厂要了解其质量保证期限，明确其性能指标，对投入使用的情况进行跟踪，属于固定资产的要及时办理转移手续，建立设备技术档案，完善设备一览表及设备台帐。
3、 分厂在领用过程中，对通过目测发现产品质量问题的配件，应要求仓库进行退换，并有义务将生产厂家或供应商反馈到生产部及采购部；在使用过程中出现质量问题，首先要客观公正的分析原因，确认责任人，属于我方责任的要处理相关责任人，属于产品质量问题要及时反馈给采购部。
4、 首次出现质量问题的备件，填写〈〈备品配件质量问题登记表〉〉，写明名称、型号、使用时间、问题症状、出现问题时间、生产厂家，反映到生产部，由生产部确认后送到采购部处理。
5、 采购部填写处理意见后，分厂拿回保存待质量问题处理结束后，由采购部或生产厂家签字确认；若处理结束后仍出现质量问题，分厂要及时与采购部联系，要求重新解决，情况严重的可提出延长质保期。
6、 针对厂家不能及时解决或采购部处理不当的，可填写〈〈物品质量问题投诉单〉〉交于审计部，由审计部帮助督促处理。
7、 备件出现各种问题，分厂要及时、详细做好记录，同时要注明给我方带来的损失情况。
8、 产品在使用过程中，若无质量问题，在填写使用情况时，要注明使用时间、使用地点、使用情况，签署姓名和日期。
9、 对于因工艺条件改变或未能投入使用的要详细说明原因，避免出现敷衍了事、推诿扯皮的现象。