1.目的

为了规范公司内、外部信息交流和传递方式，确保管理体系运行过程中的信息沟通及时和准确，特制定本程序。

2.适用范围

适用于公司内外部及相关方之间的信息沟通和交流。

3.职责

3.1 安全部负责公司职业健康安全方面有关信息的内外部信息交流；

3.2 环境部负责公司环保管理方面信息的内外部交流；

3.3 经营部负责顾客和供方信息的收集、传递和沟通;

3.4 办公室负责公司内外部宣传报道；

3.5 其他部门负责本部门相关信息的内外部交流。

4.工作程序

4.1 信息的分类

4.1.1 外部信息类别

4.1.1.1 技术研发、行业发展动态、项目申报、安全环保产业政策；

4.1.1.2 有关的质量、环境、职业健康安全等法律、法规、标准；

4.1.1.3 顾客和供方、合作伙伴等相关方的信息及反馈；

4.1.1.4 相关方参观、交流、各种迎查通知、会议。

4.1.2 内部信息类别

4.1.2.1 管理体系正常运行信息，包括：方针、目标和指标的制订、修改文件，运行控制过程中的信息，内部审核及管理评审信息等；

4.1.2.2 应急准备和响应信息；

4.1.2.3 产品和工艺运行信息及分析；

4.1.2.4 有关质量、环境、职业健康安全、节能等合理化建议。

4.2 信息交流的主要渠道

4.2.1 内部交流形式：主要有各种会议；ERP、OA、钉钉群和微信；文件、电话、宣传栏、标识牌等。

4.2.2 外部交流形式：企业邮箱、网站、电话；文件材料、来函及来电回复； QQ、企业宣传册、会议等。

4.3 信息管理

4.3.1 外部信息

4.3.1.1 技术部及时更新和外部相关部门的联系方式，并将相关信息及时汇报分管领导和相关部门，如行业标委会、经信委、科技局（协）等。

4.3.1.2 经营部及时收集、汇总和更新顾客和供方的联系方式，保持沟通方式准确、有效。

4.3.1.3 安全部及时更新与职业健康安全相关的信息收集渠道，保持和政府安监局、消防大队、交警大队等部门的联系方式。

4.3.1.4 环境部及时更新与环境、节能、资源利用等部门的联系方式，保持和政府环保局、节能办等部门的联系。

4.3.1.5 办公室及时保持和更新与人社局、工会、交警大队等部门的联系方式，及时获取相关法律、法规等内容。

4.3.1.6其他职能部门收集与本部门相关的信息，根据工作需要传递到相关部门。

4.3.1.7 各部门负责处理本部门职权范围内的外部联系。

4.3.2 内部信息

4.3.2.1 办公室根据工作需要及时对内部个人和部门联系电话进行更新，通过OA公告栏和钉钉群进行公布，对公司内部会议和变更及时公布。

4.3.2.2 信息管理员定期对公司信息系统（OA/ERP）、钉钉群等进行更新，及时维护巡查，对OA登录界面进行规范分区管理。

4.3.2.3 信息管理员对工作流程和节点人员进行及时更新，保证流程适宜有效。

4.3.2.4 经营部对顾客或供方参观等事宜制定具体的接待方案，通过OA发送到相关部门和人员。

4.3.2.5 安全环保部、办公室及时发布各级政府部门、安监局、环保局、节能办、各种现场会议交流、视察等检查通知。

4.3.2.6 综治办对有关内外部审核、管理评审的信息，以文件的形式传递到各相关部门。

4.3.2.7 对收集、整理分析出的不符合项的信息，按照《不符合与纠正措施控制程序》执行；对于紧急事件和响应处置按照《应急准备与响应控制程序》执行。

5.相关文件和记录

5.1 《电脑及信息沟通管理制度》

5.2 《应急准备与响应控制程序》