1  目的

为规范环境管理体系有关文件和资料的编制、发放、更改、处理和回收，确保对体系有效运行具有关键作用的各岗位都能得到有关文件的现行有效版本，特制定本程序。

2  范围

适用于公司环境管理体系文件和资料的管理。

3  定义

3.1   公司级作业文件：公司有关职能部门制定的在全公司通用的作业文件。

3.2   厂部级作业文件：公司各单位制定的，用于其内部管理或岗位作业的文件。

3.3   资料：国家和地方的法律法规、行业协会、学会交流材料等外来的与环境有关的有一定保存价值的文字材料。国家和地方法律法规的控制与管理由《法律、法规及其他要求管理程序》具体说明，本程序针对除此以外的资料进行控制和管理。

4  职责

4.1  手册由最高管理者批准；程序文件和A类作业文件由环境管理者代表批准实施；B类作业文件由各单位行政第一负责人批准实施。

4.2  环保科负责组织环境管理体系管理手册、程序文件的编写，负责管理手册、程序文件的发放、保管、回收等管理工作，并监督指导各单位体系文件的管理。

4.3  各职能部门具体负责相关程序文件和A类作业文件的编写、修订、评审；负责A类作业文件和相关公司通用资料的发放、保管、回收等管理工作。

4.4  各单位负责编写、评审、修改本单位B类作业文件，设专人（专职或兼职）管理环境管理文件和资料。

5  工作程序

5.1  文件的分类：

5.1.1  环境管理体系文件分为手册、程序文件和作业文件（包括A类作业文件、B类作业文件）三类。

5.1.2  体系中记录的控制与管理由《记录管理程序》做具体规定。

5.2  环境管理体系文件的编码：

5.2.1  环境管理手册的编码规定：编号为  ??/EMS -101。

5.2.2  程序文件的编码规定：编号从  ??/EMS/CX -201开始，依次类推。

5.2.3  公司级作业文件的编码规定：编号从  ??/ EMS/ZY-301开始，依次类推。

5.2.4   厂处级作业文件的编码规定：编号以  单位简写/ EMS /ZY-301开头，其后具体编号由各单位自行制定。

5.2.5   资料的编码规定：公司通用资料的编号自??/EMS -资-001开始，依次类推；各单位自存资料的编号自单位简写/EMS /资-001开始，依次类推。

5.2.6   文件版次从A开始，以后换版为B、C、D      修改号从0开始，0表示未做修改，以后修改依次为1、2、3      如：A/0表示第A版本，尚未做修改。

5.2.7   文件编码的含义：

??  /   EMS  /ZY（作业文件）-编号

CX（程序文件）-编号

环境管理体系英文缩写

??（）汉语拼音缩写

5.3   文件的生效：

5.3.1  未特别注明时，文件自批准之日起生效。

5.3.2  文件注明生效日期的，按其注明日期生效。

5.4  文件的发放、收回：

5.4.1  手册、程序文件新版的发放，失效文件的收回由环保科负责；作业文件的发放、收回由各单位负责，以确保相关单位使用的文件是现行有效版本。

5.4.2  文件发放前，发文单位应对文件进行编号，文号向环保科索取（厂处级作业文件和各单位自存资料除外），并填写《受控文件发文登记簿》。

5.4.3  文件和资料接收单位应设立文件和资料接收记录，接收到文件或资料时应及时填写相应的文件和资料接收记录。

5.4.4  手册和程序文件失效时，环保科应及时从所有发放和使用场所收回；作业文件和资料失效时，由原发放部门及时从所有发放和使用场所收回或明确作废。

5.4.5  失效文件收回后，应加盖红色“作废”字样的图章，收回单位应登记《文件收回登记簿》。

5.5  文件的修订和更改：

5.5.1  文件的修订、更改权归原制定部门。有关部门对文件有修改意见时，以《文件修改信息交流单》的形式传递到原制定部门。原制定部门决定是否对文件进行修改，拿出具体处理意见。

5.5.2  文件修改时，直接在文件上划改，文件某页更改达1/3须换页，某版总页数更改达1/3须换版。

5.5.3  文件修改后，修改部门由专人填写《文件修改登记单》（将《文件修改登记单》附在所修改的文件前面）。

5.5.4  重新修订或更改的文件中涉及多个单位职责的，相关单位要进行会签确认。

5.5.5  文件修改确认后，修改部门及时通知有关单位对其持有的相关文件进行修改，以保证现行文件的有效性。

5.5.6  文件重新发布时，要标明版次和实施时间。

5.6  文件的管理：

5.6.1  手册、程序文件、作业文件和相关资料等文件用于对外宣传和交流时，均属非受控文件，须加盖红色“非受控文件”字样的图章，不作跟踪管理；用于内部适用时，均属受控文件，须加盖红色“受控文件”字样的图章，列入受控范围，要妥善管理，定点存放，不得擅自复印、转借，不得随意涂改、损坏。用于对外宣传和交流的文件和资料，须经本单位行政第一负责人批准方可送出。

5.6.2  文件和资料一经批准下发后，原件由发放单位存档保管。

5.6.3  文件持有单位必须根据公司《档案管理制度》中有关保密管理的要求，做好文件和资料的保密工作。

5.6.4  现行文件与作废文件应分开放置。

5.6.5  作废需留存的文件，应加盖“作废保留”字样的图章，同类文件保存2套，保存期为1年，保存期过后由文件保存部门负责销毁。

5.6.6  文件销毁时，应填写《文件销毁登记簿》。

5.6.7  文件丢失时，丢失人应向文件发放部门申请补发，发放部门同意补发后，应在原《发文登记簿》“备注”栏中注明丢失文件。

5.7  文件的评审：

5.7.1  文件评审的对象是手册、程序文件、公司级作业文件、厂处级作业文件等。

5.7.2  文件评审每年进行一次，与管理评审同时进行，由文件的起草单位负责组织进行，必要时应予以修订，以保证文件的适宜性。

5.7.3  文件评审的内容包括：与相应管理体系标准的符合性；文件的充分性、逻辑性、可操作性及管理的有效性；文件之间的相容性。

5.7.4  文件评审要形成文件评审报告。

5.7.5  对手册的评审需经最高管理者确认。

5.7.6  对程序文件的评审需经环境管理者代表确认。

5.7.7  对作业文件的评审需经本单位行政第一负责人确认。

6  相关记录

《受控文件发文登记簿》

《文件收回登记簿》

《文件销毁登记簿》

《文件修改登记单》

《文件修改信息交流单》