第一章  总  则

第一条  为加强公司文件与资料的识别、控制和管理，确保各项安全规章制度的产生、使用、评审、修订和控制各个环节的及时性和有效性，防止文件与资料的丢失和误用，现结合公司实际，制定本制度。

第二章  适用范围

第二条  本制度适用于公司所有文件与资料的识别、控制和管理。

第三章  工作职责

第三条  安全环保部根据安全生产管理需求，负责建立标准化系统文件，在制定标准化系统文件时，要有一定数量的员工参与，同时为保证标准化系统文件的及时性和有效性，要符合下列要求：

1.文件需求响应及时；

2.文件产生的流程畅通；

3.用户界面良好；

4.文件分发充分。

第四条  当安全生产管理发生变化时，安全环保部负责组织有关人员及部分员工（必要时，可聘请有关专家或评价机构），及时更新文件与资料，对标准化系统文件进行梳理、修订、补充和完善或废除。

第五条  每年要根据安全生产管理需求，安全环保部在负责组织对标准化系统文件进行评审和修订时，要保证一定数量的员工参与。

第六条  按照标准化系统文件要求，公司所属各相关单位负责做好有关文件的编制、使用和保管工作。

第七条  安全环保部等有关部门可采用网络、会议、文件等形式，将标准化系统文件评审结果及相关文件在全公司进行发布，组织全公司员工学习和实施。

第八条  依照国家或行业法律法规及有关规定，在安全生产管理中，必须制定和完善下列安全规章制度：

安全生产检查制度；安全教育培训制度；重大危险源监控制度；重大隐患整改制度；危险物品和物料管理制度；职业危害预防制度；特种作业管理与审批制度；特殊工种管理制度；事故和事件管理制度；设备和设施安全管理制度；安全生产档案管理制度；安全生产奖惩制度。

第四章  文件控制要求

第九条  文件与资料文件的管理要求：

1.收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

2.文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。

3.对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

4.安全环保部拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

5.每年档案管理人员要对各种文件资料进行评审，及时修订或废除不适宜的文件。

6.对文件资料要按年代、按保管期限、按内在的和历史的联系进行分类整理装订成册。

7.建立档案目录、以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

8.建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。

第十条  安全记录内容

安全环保部门、生产技术部门、质量检验部门及公司所属其它单位对各自职责范围内的安全生产记录和资料及时进行存档保留，存档的内容包括以下方面：

1.管理评审报告；

2.事故、事件记录；

3.风险评价信息；

4.员工培训记录；

5.标准化系统评价报告；

6.事故调查报告；

7.检查记录；

8.职业卫生检查与健康监护记录；

9.安全生产会议记录；

10.安全活动记录；

11.法定检测记录；

12.任务观察记录；

13.许可文件；

14.应急演习信息；

15.纠正与预防行动记录；

16.承包商和供应商信息；

17.维护和校验记录；技术资料、图纸。

第十一条  安全记录应符合下列规定：

1.内容真实、准确、清晰；

2.填写及时、签署完整；

3.编号清晰、标识明确；

4.易于识别与检索；

5.完整反映相应过程；

6.明确保存期限。

第十二条  公司各单位对各自职责范围内的文件和资料都要有具体人员负责管理，文件的修改都应及时按照下表进行登记和说明。

表3-？  文件修改记录

第十三条  在文件资料保存中，要满足下列要求：识别与检索；可追踪性；存储有效；可读性；保持期限；维护效果；可获取性。

第五章  附  则

第十四条  本制度自发布之日起实施。

第十五条  本制度由总经理办公室负责解释。