1  目的

为保证公司环境管理体系的有效运行，对环境管理记录实施有效控制，实现记录的可追溯性和见证性。

2  范围

本程序适用于各二级单位的环境管理体系记录及与体系运行相关记录的格式、编目、书写、归档、保存、保管、查询、处理等方面的管理。

3  定义

记录：对有关环境管理体系运行过程及运行结果的真实记载，对环境管理体系的运作具有可追溯性和见证性。

4  职责

4.1  环保科为公司环境管理体系记录的监督检查部门，负责公司级环境管理体系运行中所形成记录的归口管理。并负责对二级单位的环境管理体系记录的编号进行审核，负责对体系内各二级单位记录使用的规范性进行检查，负责对各二级单位需印刷环境管理体系记录的审核与批准。

4.3  各二级单位负责本单位环境管理体系的记录和管理。

4.4  各二级单位按照公司统计报表、原始记录统一编号格式的规定，对本单位环境管理体系的记录进行编目，并报环保科备案。

5  工作程序

5.1  环境记录的格式

5.1.1  属于上级机关制发的记录，延用上级机关的记录格式；

5.1.2  各二级单位根据公司环境体系管理的各项要求，制发本单位的环境记录，记录应包括记录时间、具体描述及相关内容、填写单位、填写人、责任人等。

5.1.3  各二级单位制发的记录的编目按公司统计报表、原始记录统一编号格式规定执行。

5.1.4  记录的编码规定：

5.1.4.1  内部使用记录的编码规定：编号以 单位简写/ EMS /JL-01开头，其后具体编号由各单位自行制定。

5.1.4.2   外部接受的文件：如源文件含记录编号，将延用原编号，若源文件无编号，可结合实际自行制定编号。

5.2  环境记录的书写

5.2.1  一般以文字形式记录，分为手工记录及电子版本记录，要求字体要工整、规范、清楚，内容必须完整、准确、有效，具有可追溯性和可见证性。

5.2.2  逐步推行电子化记录管理。计算机输出的记录，其格式、编目与使用的要求同一般书面记录。

5.2.3  暂时不需填写的空白项，如是整项空白项需将项目名称用“  —  ”线划掉，局部空白项不作任何处理。计算机输出的记录空白项不做任何处理。

5.3  环境记录的修改

环境记录不得随意涂改，确需更改时必须由原记录人签字确认，计算机中储存的记录采用只读形式，计算机中输出的记录不得涂改。

5.4  环境记录的保存、存档及保存期限

5.4.1  各二级单位应指定专人于固定场所分类保存环境记录，并按公司档案管理规定进行归档；

5.4.2  环境记录的保存期限，法律法规有明确规定的，执行法律法规的规定，无明确规定的，根据环境记录信息的重要程度，将保存期限划分一年期、二年期、永久。

5.5  环境记录的保管

5.5.1  指定保管环境记录的场所，书面记录要在防火、防鼠、防蛀、防盗、防潮、防辐射的环境下存放。

5.5.2  环境电子记录应有防磁、防高温、防冻、防盗、防潮、防病毒措施。

5.6  环境记录的查询

查询记录需登记。一般不得将记录带出记录保存场所、不得抄录，特殊情况需经二级单位领导批准。

5.7  环境记录的处理

环境记录保存到期限后，由记录管理人员上报记录销毁清单，经二级单位领导核准签字报主管部门批准后方可处理。

5.8  环境记录的监督、检查

5.8.1  各二级单位对本部门的环境记录实行自主管理，确保环境管理体系记录有效，满足体系运行的要求;记录格式的修改及整个记录的废除需经本部门领导同意后执行。

5.8.2  企管人事处对环境管理体系记录的规范性进行检查，并纳入公司检查考核。

6  相关记录

《环境管理体系记录查询登记表》

《环境管理体系记录销毁清单》