工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的,是工程建设过程真实、全面的反映;工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。公司依据《工程建设监理规范》、《建设工程质量管理条例》、《浙江省建设工程监理管理条例》及其它有关监理工作的规定,对监理资料的收集、整理、归档作如下要求:

一、施工阶段监理资料的内容:
1、施工合同文件及委托监理合同;
2、勘察设计文件;
3、监理规划;
4、监理实施细则;
5、分包单位资格报审表;
6、设计交底与图纸会审纪要;
7、施工组织设计(方案)报审表;
8、工程开工/复工报审表及工程停工令;
9 、测量核验资料;
10、工程进度计划;
11、工程材料、构配件、设备的质量证明文件;
12、检查试验资料;
13、工程变更资料;
14、隐蔽工程验收资料;
15、工程计量单和工程款支付证书;
16、监理工程师通知单;
17、监理工作联系单;
18、报验申请表;
19、会议纪要;
20、往来函件;
21、监理日记;
22、监理月报;
23、质量缺陷与事故的处理文件;
24、分部工程、单位工程等验收资料;
25、索赔::文件资料;
26、竣工结算审核意见书;
27、工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;
28、监理工作总结;

二、归档的监理资料内容
1、委托监理合同;
2、监理规划、监理细则;
3、监理日记;
4、监理月报;
5、监理指令文件(监理工程师通知单,监理工程师通知回复单,备忘录,工程停工
令,工程开工/复工报审表等)
6、与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件;
7、会议纪要;
8、工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书;
9、施工组织设计、施工方案审核签证资料;
10、监理总结报告、工程质量评估报告;
11、工程质量安全事故调查处理文件;
12、工程验收资料(分部工程验收记录,单位工程竣工验收记录,单位工程质量控制资料核查记录,单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录,单位工程观感质量检查记录,单位工程竣工报验单,竣工验收报告,工程质量保修书等方面的资料);
13、分包单位资格报审资料;
14、索赔文件资料;
15、报验申请表(原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等);
16、工程变更单;
17、监理工作联系单;
18、总监巡视检查记录;
19、旁站记录;
20、工程进度资料;
21、主要的监理台帐;

三、监理资料的管理要求
1、公司监理资料管理实行总工程师负责制;
2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理,分类立卷装订,每页要有编
号,每卷要有目录;
3、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合
同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字;
4、在工程(合同)完成后一个月内由资料管理人员整理装订后,移交公司档案室并办理交接手续;
5、一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年,重要的工程监理档案保存可延长至三年。保存期间需要查阅时,应办理借阅和归还手续;
6、监理档案,应真实可靠,字迹要清楚,签字要齐全,不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。

四、施工阶段监理资料的归档方法
施工阶段监理资料按五部分归档:
■合同管理资料  ■质量控制资料  ■投资控制资料
■进度控制资料  ■监理工作管理
1、合同管理资料
编号  归档资料名称
1  监理委托合同
2  分包单位资格报审资料
3  施工组织设计报审表
4  索赔文件资料(申请书、批复意见)
5  工程变更单
6  工程竣工验收资料
7  工程质量保修书或移交证书

2、进度控制资料
编号  归档资料名称
1  施工进度计划报审单及审核批复意见
2  工程开工/复工报审表及批复意见
3  有关工程进度方面的专题报告及建议
注:工程进度资料通常指:施工进度计划(年、月、旬、周)申报表及监理方的审批意见,进度计划与工程实际完成情况的比较分析报告,::施工计划变更申请及监理方的批复意见,延长工期申请及批复意见,人员、材料、机械设备的进场计划及监理方的审批意见,工程开工/复工申请及监理方的批复意见。

3、工程质量控制资料
编号  归档资料名称
1  施工方案报审表及监理工程师审批意见
2  工程质量安全事故调查处理文件(事故调查报告、事故处理意见书、事故评估报告等)
3  原材料、构配件、设备报验申请表(含批复意见)
4  检验批、分项工程报验单(含批复意见)
5  工程定位放线报验单及监理工程师复核意见
6  分部工程验收记录(工程验收记录)
7  旁站记录
8  施工试验报审单及监理方的见证意见
9  工程质量评估报告
注:因归档需要,在有关的报验申请表中,应注明部位、内容,监理方的审批意见明确、依据充分。
工程质量评估报告中已包含了质量保证资料(施工技术资料)的核查情况、检验批/分项/分部工程的质量统计情况、混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而,在归档资料中不再单独列项。

4、投资控制资料
编号  归档资料名称
1  工程计量单及审核意见
2  工程款支付证书
3  竣工结算审核意见书
注:如果监理方不参与工程竣工结算工作,则上表中第3项就不存在。

5、监理工作管理资料
编号  归档资料名称
1  监理规划
2  监理实施细则
3  监理日记
4  监理月报
5  监理指令文件
6  总监巡视检查记录
7  与业主、被监理单位、设计单位的往来函件
8  会议纪要
9  监理总结报告
10  主要的监理台帐
注:主要的监理台帐按公司"关于现场监理工作台帐记录的规定"处理。
为保证监理资料的完整、分类有序,工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式(包括用纸尺寸)、份数达成一致意见。

    监理资料的组卷及归档,各地区各部门有不同的要求。因此,项目开工前,项目监理组应主动与当地档案部门进行联系,明确具体要求。竣工资料要求,应与建设单位、质监站取得共识,以使资料管理符合有关规定和要求。